Domande FSVP statunitensi da risolvere prima di importare prodotti ortofrutticoli surgelati

Prima di importare prodotti ortofrutticoli surgelati negli Stati Uniti, definire chi assuma la responsabilità dell’importatore FSVP, quale stabilimento sia il fornitore estero e quali requisiti si applichino all’alimento e alla transazione effettivi. Collegare poi la valutazione, la verifica e le registrazioni richieste a quell’alimento e a quel fornitore. Una fattura commerciale, una registrazione dello stabilimento o un certificato non rispondono a tutte queste domande.

Le domande seguenti aiutano un importatore a preparare una verifica con le persone responsabili del proprio Foreign Supplier Verification Program. Descrivono il quadro standard e identificano punti in cui un’esenzione o un requisito modificato necessita di una valutazione separata. Confermare il percorso applicabile prima di trasformare una lista di controllo generale in istruzioni per un ordine.

Chi sarà l’importatore FSVP all’ingresso?

Partire dagli accordi commerciali esistenti quando l’alimento viene offerto per l’ingresso negli Stati Uniti. Secondo la definizione FSVP, l’importatore è il proprietario o destinatario statunitense: la persona negli Stati Uniti che in quel momento possiede l’alimento, lo ha acquistato o ha concordato per iscritto di acquistarlo. Se non esiste tale proprietario o destinatario statunitense, un agente o rappresentante statunitense del proprietario o destinatario estero deve acconsentire con una dichiarazione firmata ad assumere il ruolo.

Richiedere ragione sociale dell’entità, accordo d’acquisto pertinente e contatto responsabile. Non compilare un campo vuoto con la società che appare più spesso nella corrispondenza della spedizione. Uno spedizioniere doganale può aiutare a trasmettere le informazioni d’ingresso, ma presentare una dichiarazione d’ingresso non stabilisce di per sé chi soddisfi la definizione FSVP.

Le indicazioni finali FDA di gennaio 2023 [1] spiegano che l’importatore FSVP può differire dall’importatore ufficiale CBP. Distinguono inoltre il ruolo FSVP dall’agente statunitense nominato nella registrazione di uno stabilimento alimentare estero. La stessa persona può talvolta assumere entrambi i ruoli, ma un contatto di registrazione non deve essere trattato come se avesse accettato responsabilità FSVP soltanto perché i suoi dati sono disponibili.

Quando diverse parti statunitensi partecipano a un acquisto, chiedere al team responsabile di definire esplicitamente gli accordi. Conservare motivazione e accordo nel fascicolo dell’importatore e comunicare le istruzioni d’ingresso risultanti a chi presenta la dichiarazione prima che la preparazione della spedizione raggiunga la fase finale.

Quale stabilimento è il fornitore estero?

Il venditore commerciale e il fornitore estero FSVP possono essere entità diverse. La definizione si concentra sullo stabilimento che produce o trasforma l’alimento, lo coltiva o alleva l’animale prima dell’esportazione, senza ulteriore produzione o trasformazione da parte di un altro stabilimento, salvo etichettatura o attività minime simili. Per un ordine di prodotti ortofrutticoli surgelati, stabilire cosa faccia effettivamente ogni sito.

Richiedere ragione sociale e indirizzo dello stabilimento produttivo, attività svolte e identità di eventuali stabilimenti successivi che modificano l’alimento. Evitare di descrivere la filiera soltanto come «il nostro fornitore in Cina». Tale espressione potrebbe indicare un commerciante, uno stabilimento di lavorazione, un magazzino frigorifero o un’operazione di confezionamento, ciascuno con un ruolo diverso.

L’illustrazione mostra una configurazione semplificata in cui un sito produttivo lavora l’alimento e una società commerciale separata lo vende a un importatore statunitense. Non stabilisce i ruoli legali per ogni filiera. Un team acquisti deve poter collegare l’offerta del venditore alle informazioni dello stabilimento effettivo esaminate dal proprio team FSVP.

Mantenere tale collegamento quando si richiedono documenti. Un rapporto di audit per lo Stabilimento A non può dimostrare le condizioni dello Stabilimento B soltanto perché la stessa società commerciale offre entrambe le fonti. Se il sito produttivo proposto è ancora da decidere, identificarlo come decisione di approvvigionamento irrisolta. Non lasciare che un fascicolo documentale iniziale faccia apparire un sito non selezionato come la fonte confermata.

Si applica effettivamente un’esenzione o un percorso modificato?

Leggere le disposizioni di applicabilità prima di decidere quali registrazioni richiedere. La panoramica FDA sul FSVP [2] descrive esenzioni, requisiti modificati e circostanze che coinvolgono importatori che producono o trasformano anche alimenti. «Surgelato», «piccolo ordine» e «campione» non sono spiegazioni sufficienti di un percorso regolamentare.

Per esempio, l’esenzione per ricerca o valutazione ha condizioni relative a uso, etichettatura, quantità e dichiarazione d’ingresso. Chiamare campione un ordine commerciale di prova non dimostra che tutte queste condizioni siano soddisfatte. Identificare lo scopo e la gestione effettivi dell’alimento, incluso se una parte sarà venduta o distribuita al pubblico.

Se viene proposto lo stato di importatore molto piccolo, verificare la definizione finanziaria applicabile e le registrazioni di supporto. FDA pubblica valori adeguati all’inflazione [3]. La valutazione coinvolge le informazioni pertinenti di vendita e valore di mercato, compresi l’ambito aziendale e il periodo richiesti; non può essere effettuata dal valore di un solo container. Le piccole dimensioni di un fornitore sono una questione separata dallo stato dell’importatore.

I requisiti modificati della sezione 1.512 mantengono responsabilità specificate e hanno proprie disposizioni di documentazione. Registrare base, prove, data della verifica e requisiti ancora applicabili. Se la motivazione proposta dipende dal controllo successivo di un pericolo da parte di un cliente, ottenere una verifica di quel percorso specifico e della politica attuale. Un’intenzione generale di cuocere il prodotto è una valutazione incompleta dell’applicabilità.

Chi è qualificato a svolgere il lavoro?

Identificare le persone che eseguiranno le attività FSVP applicabili e il lavoro assegnato a ciascuna. La Sezione 1.503 richiede persone qualificate con istruzione, formazione o esperienza necessarie alle proprie attività, compresa la capacità di leggere e comprendere la lingua delle registrazioni esaminate. L’audit richiede inoltre la competenza pertinente in materia di audit.

Un’assegnazione pratica identifica chi esamina l’analisi dei pericoli, chi valuta le informazioni del fornitore e chi esamina i risultati della verifica. Possono essere la stessa persona o persone diverse, a seconda dell’organizzazione e della loro competenza. Uno specialista esterno può sostenere il lavoro; l’importatore necessita comunque di un accordo chiaro per le verifiche e le registrazioni richieste.

La pagina FSPCA sulla formazione degli importatori [4] spiega che il corso può aiutare i partecipanti a comprendere e attuare i requisiti FSVP, mentre la regola non richiede la partecipazione a quello specifico programma standardizzato. Un attestato di corso e un programma completato sono cose diverse. Valutare se la persona assegnata possa svolgere il compito effettivo per l’alimento e il fornitore interessati.

Discutere presto l’accesso linguistico. Se i documenti originali sottostanti sono in cinese, stabilire come il responsabile qualificato della verifica li comprenderà e come l’importatore otterrà una traduzione inglese quando FDA la richiede. Mantenere coerenti termini tecnici, nomi degli stabilimenti, date dei documenti e riferimenti dei prodotti tra materiale originale e tradotto.

L’analisi dei pericoli corrisponde all’alimento e al suo uso?

Nel percorso standard, la sezione 1.504 richiede un’analisi scritta dei pericoli, anche quando la conclusione è che nessun pericolo richiede un controllo. Considera i pericoli biologici, chimici e fisici noti o ragionevolmente prevedibili, la loro probabilità senza controlli e la gravità del possibile danno. Contano processo dell’alimento, imballaggio, stoccaggio e uso previsto o ragionevolmente prevedibile.

Descrivere concretamente l’articolo proposto: prodotto, forma, ingredienti, fasi di lavorazione, formato dell’imballaggio e uso. Lamponi surgelati destinati a un’applicazione dichiarata non devono essere rappresentati da un foglio di lavoro generico che indica soltanto «frutta». Chiedere quali informazioni sostengano l’uso dichiarato e se la gestione effettiva del cliente concordi con esso.

Risolvere i termini ambigui di processo. Se un documento indica lavato, scottato o trattato, chiedere quale processo descriva e quale funzione di controllo sia dichiarata. La presenza di un nome di processo su un diagramma di flusso non fornisce le prove necessarie per valutare tale funzione. Non dedurre lo stato di pronto al consumo o un controllo validato da una fotografia del prodotto.

L’importatore può esaminare e valutare un’analisi dei pericoli preparata da un’altra entità, compreso il fornitore estero, secondo le condizioni e la documentazione della regola. Ricevere il file è l’inizio di tale verifica. Controllare alimento, processo, presupposti del sito, lingua e revisione e registrare cosa sia stato valutato e cosa resti irrisolto.

Cosa sostiene l’approvazione e la verifica del fornitore?

Nel quadro standard, la valutazione del fornitore riunisce pericoli dell’alimento, chi li controlla e prestazioni pertinenti del fornitore. La Sezione 1.505 comprende procedure di sicurezza alimentare, informazioni di conformità, cronologia della sicurezza alimentare e capacità di risposta ai problemi. La decisione di approvazione deve essere sostenuta da tale valutazione, anziché da una dicitura generale «fornitore approvato» nel sistema acquisti.

La Sezione 1.506 tratta le attività di verifica e la loro frequenza. La scelta può comprendere audit in loco, campionamento e prove, esame delle registrazioni pertinenti di sicurezza alimentare o altre attività appropriate. Deve rispondere alla domanda di controllo identificata. Un certificato recente può essere un contesto utile, ma la sua esistenza non dimostra che siano avvenute la valutazione e la verifica richieste.

Quando un pericolo controllato dal fornitore estero presenta una ragionevole probabilità di gravi conseguenze negative per la salute o morte, la disposizione standard richiede un audit in loco prima dell’importazione iniziale e almeno annualmente. Una determinazione scritta adeguata può sostenere attività alternative appropriate o audit meno frequenti. Chiedere al team qualificato di affrontare esplicitamente tale condizione invece di scegliere prima un programma di prove comodo.

Richiedere l’ambito sottostante e i risultati necessari per valutare un’attività proposta. Per un audit, stabilire alimento, sito, pericoli, requisiti pertinenti, risultati e risposta alle carenze significative. Per le prove, collegare alimento e lotto, campionamento, metodi, laboratorio e risultati. La nostra guida al controllo qualità e all’ispezione fornisce il contesto più ampio dell’ordine per coordinare queste registrazioni.

Ordine, fascicolo del fornitore e identità d’ingresso concordano?

Creare un indice che colleghi l’alimento acquistato al suo fornitore estero effettivo e all’importatore FSVP. L’indice può fare riferimento a registrazioni conservate in cartelle diverse; non deve creare una seconda versione incoerente delle informazioni sottostanti. Utilizzare la stessa descrizione del prodotto e gli stessi riferimenti dello stabilimento quando i documenti devono descrivere lo stesso ambito.

Nel registro illustrativo, l’alimento R-1 dello Stabilimento A e l’alimento R-1 dello Stabilimento B sono abbinamenti diversi tra alimento e fornitore. Le due etichette sono identificatori, non decisioni di approvazione o FSVP completi. Un venditore commerciale comune non elimina la necessità di stabilire quale fonte si applichi all’ordine e quale verifica copra tale fonte.

Per l’ingresso, la sezione 1.509 richiede nome, indirizzo e-mail e un identificatore univoco accettabile dello stabilimento dell’importatore FSVP per ogni riga d’ingresso alimentare. FDA riconosce il numero DUNS [5] a questo scopo. Confermare che l’identificatore appartenga all’importatore FSVP previsto, invece di copiare il numero dello stabilimento estero in un campo che identifica una parte diversa.

Fornire a chi presenta la dichiarazione le informazioni concordate e un contatto per le discrepanze. Se fattura, registrazione del fornitore e ingresso previsto identificano entità diverse, risolverne il motivo prima che i documenti siano trattati come definitivi. Mantenere la correzione riconducibile alla persona che ha fornito o approvato le informazioni riviste.

Per un container contenente diversi alimenti, esaminare l’indice articolo per articolo. Il trasporto consolidato non rende i prodotti un’unica coppia alimento-fornitore. Se diversi siti produttivi contribuiscono alla spedizione, conservare la fonte di ogni articolo e il riferimento della verifica corrispondente invece di assegnare l’intero container a un nome di stabilimento comodo.

Le registrazioni richieste possono essere recuperate e comprese?

Utilizzare l’elenco FDA dei requisiti delle registrazioni FSVP [6] per organizzare il fascicolo applicabile. Distinguere le informazioni originali dalle registrazioni di valutazione, verifica e decisione dell’importatore. Una cartella contenente certificati dei fornitori e rapporti di laboratorio può ancora mancare del lavoro documentato che spiega come tali materiali siano stati valutati.

Per il percorso standard, la sezione 1.510 tratta registrazioni leggibili, firme e date, disponibilità e conservazione. Le registrazioni fuori sede devono poter essere recuperate e fornite in sede entro 24 ore da una richiesta di verifica ufficiale. Il periodo generale di conservazione è di almeno due anni dopo la creazione o il ricevimento; le registrazioni specificate di processi e procedure vengono conservate per almeno due anni dopo la fine del loro utilizzo. I percorsi modificati richiedono la verifica delle proprie disposizioni sulle registrazioni.

Verificare l’accesso prima che diventi urgente. La persona assegnata può recuperare il fascicolo pertinente alimento-fornitore se il contatto abituale è assente? I rapporti collegati sono accessibili all’importatore o soltanto al consulente che ha composto l’indice? Confermare che un accordo per ottenere un documento in seguito soddisfi i requisiti effettivi di recupero.

Il portale FDA per gli importatori [7] fornisce un percorso di presentazione elettronica dopo una richiesta scritta FDA. Non sostituisce lo sviluppo e il rispetto del programma applicabile prima dell’importazione. Mantenere collegate richiesta, registrazioni presentate e corrispondenza pertinente quando tale presentazione è richiesta.

Quali modifiche richiedono rivalutazione o azione correttiva?

Includere la notifica delle modifiche nell’accordo commerciale. Chiedere al fornitore di identificare le modifiche proposte a stabilimento produttivo, processo, composizione dell’alimento, imballaggio o altre informazioni da cui dipende la verifica. Le modifiche possono derivare anche da nuove informazioni sulla sicurezza alimentare, risultati della verifica o risposta del fornitore a un problema.

Secondo i requisiti standard, la sezione 1.505 richiede una rivalutazione tempestiva quando diventano note nuove informazioni pertinenti. Se entro la fine di un periodo di tre anni non è avvenuta alcuna rivalutazione, è richiesta una rivalutazione. Tale intervallo non deve essere trattato come autorizzazione a ignorare informazioni rilevanti che compaiano prima.

Un nuovo articolo di broccoli illustra perché un rapporto commerciale familiare non possa rispondere a ogni domanda specifica dell’alimento. Confermare la nuova descrizione dell’alimento, il processo e l’uso previsto, quindi identificare quali informazioni esistenti restino pertinenti e quale lavoro aggiuntivo sia richiesto.

La Sezione 1.508 richiede un’azione correttiva appropriata quando sono soddisfatte le relative condizioni e, in circostanze specificate, un’indagine sull’adeguatezza del FSVP. Registrare l’azione, la sua base ed eventuali modifiche del programma. A seconda delle circostanze, l’azione può comprendere la sospensione dell’utilizzo di un fornitore finché la causa non sia adeguatamente affrontata. Altri obblighi, compresi quelli relativi ai richiami, mantengono il proprio ambito.

Utilizzare una verifica di preparazione prima dell’importazione

Prima di finalizzare il passaggio documentale dell’ordine, esaminare le domande irrisolte con importatore, personale qualificato e chi presenta la dichiarazione. La tabella seguente è un supporto organizzativo, non un FSVP completato o una garanzia di ammissibilità. Aggiungere requisito applicabile, responsabile e scadenza a ogni voce aperta, affinché una decisione mancante sia visibile prima che la spedizione proceda.

Mantenere la decisione di preparazione commerciale dell’ordine distinta da ogni determinazione regolamentare. Una verifica chiara registra cosa sia completo, cosa resti aperto e chi sia responsabile di risolverlo. Offre inoltre alla persona successiva una spiegazione utilizzabile dell’alimento, della fonte e delle prove alla base dell’ordine.